A Organização é o caminho para a melhora do fluxo e agilidade de um atendimento, como o uso de funções como colocar tags e arquivar conversas, além de estabelecer um processo que será refeito dezenas a centenas de vezes, sendo ele pre-definido e bem estabelecido, a frequência não será desgastante, então vamos falar sobre organizar os chats.
Organizando o chat.
Para organizar os chats no dia-a-dia temos diversas funções e vamos detalhar o melhor uso de cada uma dessas ferramentas a seguir. Destaque na de arquivar conversas.
Arquivar conversas: uso inteligentemente.
O Arquivamento de conversas tem como principal propósito manter uma conversa que você está aguardando uma informação ou detalhe para dar prosseguimento no atendimento não tendo necessidade de encerrar a conversa. Dessa forma ela fica no aguardo e assim que o cliente engajar na conversa novamente ou você, ela voltará a aba principal de mensagens.
Tags: Como aplicar.
As tags são perfeitas para especificar o tipo de conteúdo que está sendo tratado na conversa. Caso outro atendente assuma a conversa, ou você retorne à mesma após algum intervalo, será possível identificar melhor qual era o objetivo da conversa. Outra forma de detalhar ainda mais essas informações são nas notas internas.
Nota interna.
As notas internas são ideais para informar a equipe de atendimento sobre o conteúdo da conversa até o momento. Elas também são excelentes para registrar informações que podem ser utilizadas por outros setores ou para necessidades futuras. Reconhecemos que o ticket ou relatório também podem conter essas informações, mas as notas internas garantem acessibilidade muito mais ágil. Para aprimorar ainda mais o fluxo de conversa, é importante ter clareza sobre quem já recebeu atenção e quem ainda não. Uma maneira eficaz de alcançar isso é marcá-los como não respondidos. Entenda.
Marcar como não respondido.
O marcar como não respondido é uma ferramenta para quando a necessidade do usuário é muito complexa e precisa de uma atenção maior, então ao visualizar a conversa e for verificar a melhor resposta ou alguma informação, marcar a conversa como não respondida manterá ela em evidência. O contrário de dúvidas muito complexas: dúvidas simples que podem ser facilmente resolvidas com mensagens prontas ou FAQ. FAQs: Como criar um FAQ e quais tipos existem FAQ: O que priorizar para ajudar o seu usuário?
Modelos de mensagens frequentes.
As mensagens prontas ou templates são a salvação de todo atendente, principalmente o iniciante. Ao implementar os atalhos de mensagens prontas, nós agilizamos o atendimento e facilitamos o uso para os atendentes iniciantes.
Fixar conversas.
Por último temos a fixação de conversa, a melhor forma que nós temos para o uso desta ferramenta são as conversas que a tratativa será de uma longa duração, por isso fixar a conversa garante que ela fique no topo. Outra forma que utilizamos a fixação de conversa é para cenários onde o usuário precisa de uma prioridade, dessa forma fixar ele na conversa, manterá a atenção voltada a principalmente ele.
Agora vamos falar um pouco mais sobre como arquivar conversas.
Nova função Sonax: Funcionalidade de Arquivar Conversas no Sonax Chat
Agora é possível arquivar suas conversas estrategicamente. Por exemplo, você está aguardando o retorno de um cliente específico e isso pode demorar alguns dias. Com a funcionalidade de Arquivar Conversas, você pode aguardar esta resposta sem a necessidade de finalizar o atendimento, mantendo seu pipeline organizado e eficiente. Como no exemplo do vídeo:
Saiba mais: conteúdo para clientes Sonax
Sobre a Sonax
A Sonax é uma empresa que desenvolve um ecossistema de soluções para Atendimento ao cliente, com telefonia em nuvem (PABX em Nuvem e Call Center em Nuvem), Chatbot para Webchat e, além disso, o WhatsApp, Instagram e Telegram e chamada de voz tudo no nosso Sonax Omnichannel, dessa forma conectando pessoas há 20 anos.
Proporcionando a gestores um controle total sobre a comunicação de todos os setores do seu negócio. Gerando assim, relatórios, índices e insumos para tomadas de decisões rápidas e eficientes.
Nós oferecemos uma ampla variedade de produtos, tais como: PABX em Nuvem, Call Center em Nuvem, Terceirização de tele atendimento, Chatbot, URA Inteligente, Números 0800, 4003 e Virtuais, Envio de SMS e SIP Trunk Ativo.
Para mais informações acesse aqui o site da nossa empresa. Siga também a SONAX em nossas redes sociais: Facebook, Instagram e LinkedIn. 
Analista de Marketing em Sonax
Sou um Designer que conheceu a escrita persuasiva e tem se dedicado a escrita e o marketing desde então.
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